• Projektorganisation, Rollen, Ansprechpartner, Zuständigkeiten
• Erfassung der übergeordneten Projektziele
• Erarbeitung Projektvision
• Konkretisierung Projektscope
• Teilprojekte & Arbeitspakete
• Projektplan & Meilensteine
• Methodik & Tools
• Risikomanangement
• Technisches Setup
  • Bereitstellung & Einrichtung Projektmanagementsoftware: JIRA 
  • Bereitstellung & Einrichtung Wiki: Confluence

• Kick-off-Moderation: Vorstellung von Zielen, Stakeholdern, Rollen und Vorgehen.
• Projektstrukturierung: Definition von Meilensteinen, Arbeitspaketen, Verantwortlichkeiten.
• Projektplan erstellen & pflegen (Zeit, Kosten, Ressourcen)
• Abstimmung mit Stakeholdern über Abhängigkeiten, Schnittstellen und Prioritäten
• Monitoring: Statusberichte, Fortschrittskontrolle, KPIs.
• Risikomanagement: Identifikation, Bewertung, Maßnahmenplanung
• Regelmäßige Jour Fixes (mit Projektteam, IT, Fachabteilungen).
• Lenkungsausschüsse vorbereiten und durchführen.
• Protokollführung & Dokumentation.
• Konfliktmanagement zwischen Fachbereichen und IT.
• Stakeholder-Management: Transparente Kommunikation über Projektstatus.

Ist-Analyse (Status Quo erfassen)

• Prozesse aufnehmen: Wie laufen die Arbeitsabläufe aktuell (manuell, teilweise digital, mit Medienbrüchen)?
• Systeme und Tools erfassen: Welche IT-Systeme, Schnittstellen und Datenquellen sind im Einsatz?
• Organisatorische Rahmenbedingungen: Rollen, Verantwortlichkeiten, Workflows.
• Datenqualität prüfen: Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Konsistenz.
• Schwachstellen identifizieren: Wo entstehen Engpässe, Fehler oder unnötige Kosten?

👉 Ergebnis: ein klares Bild der Ausgangslage.

Anforderungen ermitteln

• Interviews und Workshops mit Fachbereichen, IT und Management.
• Pain Points sammeln: Welche Probleme sollen gelöst werden?
• Wünsche und Ideen aufnehmen: Welche Funktionen wären „nice-to-have“?
• Regulatorische Anforderungen prüfen (z. B. DSGVO, GoBD, branchenspezifische Vorschriften).
• Priorisierung der Anforderungen (Muss/Soll/Kann).

👉 Ergebnis: ein strukturierter Anforderungskatalog.

Soll-Konzept / Zielbild

• Skizzieren der zukünftigen Prozesse (digital, automatisiert, medienbruchfrei).
• Ableitung von Lösungsansätzen: Welche Technologien oder Plattformen sind geeignet?
• Bewertung der Umsetzbarkeit: technologische, organisatorische und wirtschaftliche Machbarkeit.

👉 Ergebnis: erste Soll-Prozessmodelle

• Erstellung einer Vergleichsmatrix mit über 200 Anforderungspunkten inkl. Gruppierung und Wichtung
• Evaluation von Softwareherstellern für Verarbeitung digitaler Eingangsrechnungen (ca. 30 Anbieter)
• Entwicklung Fragebogen für Hersteller
• Übersendung und Auswertung der ausgefüllten Hersteller-Fragebögen
• Aufbereitung der Ergebnisse für Projektteam und Lenkungsausschuß
• Ermittlung TOP 3 Anbieter
• Tiefenprüfung der TOP3
  • Produktpräsentation durch Hersteller
  • Teststellung
  • Proof of Concept
  • Lizenzkosten
  • Dienstleistungskosten
  • Schulungskosten
• Konkretisierung der Preis/Vergleichsmatrix
• Finale Auswahl = d.velop

• Aufbau eines zentralen Datenhubs für Stammdaten aus Vorsystemen (ERP, Finanzsysteme etc.)
• Definition und Implementierung von Schnittstellen für Kreditoren-, Konten- und Kostenstellen-Daten
• Entwicklung automatisierter Synchronisationsprozesse (z. B. alle 30 Minuten)
• Sicherstellung von Datenqualität und -konsistenz über Validierungsmechanismen
• Erstellung technischer Mapping-Tabellen zwischen Quellsystemen und d.velop
• Definition von Fallback- und Monitoring-Prozessen für fehlerhafte Datensätze
• Aufbau von Test- und Produktivumgebungen für den Datenaustausch

• Technische Koordination zwischen TSG, MEGAVERSAL und d.velop-Entwicklern
• Durchführung regelmäßiger Review- und Abstimmungstermine
• Überprüfung und Abnahme der Konfigurationen & Workflows
• Unterstützung bei der Einrichtung von Benutzerrollen und Berechtigungen
• Dokumentation technischer Anpassungen und Übergabe an IT-Support
• Sicherstellung eines reibungslosen Wissenstransfers zwischen Hersteller und Kunde
• Testbegleitung und Freigabeempfehlungen während der Implementierungsphasen
• Ereknnung und Beseitigung von Blockern

• Erstellung eines Schulungskonzepts für unterschiedliche Benutzergruppen
• Durchführung von Live-Trainings und Workshops für über 300 Anwender
• Entwicklung von Anwenderdokumentationen und Video-Tutorials
• Aufbau eines Helpdesk-Wikis (Confluence) mit FAQ, Prozessbeschreibungen und How-Tos
• Einführung eines Jira-Serviceportals für Support & Ticketmanagement
• Begleitung des Change-Management-Prozesses zur Akzeptanzsteigerung im Unternehmen
• Nachbetreuung und individuelle Schulungen für Key-User

• Erstellung eines Testkonzepts und Definition der Testfälle (Fach- & Integrationstests)
• Durchführung von System-, Integrations- und Abnahmetests
• Planung und Begleitung von Pilotphasen mit ausgewählten Standorten
• Überprüfung der Workflow-Logik und Berechtigungen
• Durchführung eines technischen GoLive-Checklists (Stammdaten, Workflows, Schnittstellen)
• Begleitung des GoLive-Termins inkl. technischer und fachlicher Unterstützung
• Dokumentation aller Ergebnisse und Lessons Learned

• Monitoring der Systemperformance nach GoLive (Hypercare-Phase)
• Fehleranalyse & Bugfixing in enger Abstimmung mit d.velop
• Sammeln und Bewerten von User-Feedback für kontinuierliche Verbesserungen
• Optimierung der Workflows, Validierungen und Schnittstellen
• Anpassung und Erweiterung des Central Data Hubs nach Livebetrieb
• Einrichtung regelmäßiger Review- & Optimierungszyklen
• Übergabe in den stabilen Regelbetrieb inkl. Supporthandbuch